O processo assemblear cooperativo, para que seja bem sucedido segundo os interesses do quadro social, tem que ser transparente e contar com a máxima participação de cooperados.
A transparência, seguramente um dos mais caros valores do cooperativismo em qualquer dos seus ramos, pode ser traduzida como o dever de informar, que é a busca incessante da publicidade dos atos e fatos societários. O resultado visado, ao final, é a confiança, imprescindível para a sustentabilidade do empreendimento cooperativo.
Cabe à administração da cooperativa, sob a liderança do presidente do conselho, divulgar com boa antecedência o cronograma dos atos assembleares, incluindo, quando for o caso, as pré-assembleias ou outros encontros que antecedem à assembleia geral. Da mesma forma, os temas objeto da pauta requerem tempestiva e clara disseminação entre os sócios, assim como os locais, dias e horários dos eventos. Enfim, a comunicação há de ser abrangente, efetiva e proativa.
Em cada um dos encontros – preliminares e final – a administração deve estar devidamente preparada para, didaticamente, expor os assuntos da pauta e pronta para responder a todas as questões levantadas pelos associados.
Não são raros os casos em que, por exemplo, o associado ( que pode ser um delegado, na hipótese de a cooperativa adotar esse regime) levanta dúvida sobre variações relevantes em rubrica de despesas sem que a administração esteja em condições de responder. Tais situações atentam contra a transparência e suscitam desconfiança em relação a gestão, lembrando que a prestação de contas (accountability) é elemento-chave da governança cooperativa e traduz responsabilidade indelegável da administração.
Daí ser fundamental que o presidente do conselho repasse previamente todo o roteiro da apresentação assemblear com a diretoria ou quadro técnico e colha o necessário detalhamento sobre os aspectos mais sensíveis e relevantes. O ideal seria até mesmo ensaiar a exposição com a equipe. Já a participação do associado será tanto maior quanto mais assertivos forem os estímulos para o seu comparecimento. Contribuem para isso:
1 - a escolha do dia, local e hora apropriada às possibilidades do quadro social;
2 – a adequada antecedência na divulgação dos encontros;
3 – a clareza na disposição dos temas e o compartilhamento prévio dos conteúdos a serem examinados nos certames;
4 – a ampla mobilização por parte da administração, que deve, entre outros movimentos, acionar os executivos dos diferentes pontos de atendimento, para que contatem os cooperados de sua base, e difundir os eventos pelos canais de maior alcance dos sócios (rádio, jornal, rede social, sites, mensagens eletrônicas, etc).
A experiência tem evidenciado que as cooperativas com quadros sociais organizados em núcleos, comitês ou formatos equivalentes, bem como aquelas que instituíram o regime de delegados, pelo contato mais próximo e frequente com os cooperados, conseguem mobilizar um número consideravelmente maior de associados em seus conclaves assembleares.
Por fim, as pré-assembleias ou fóruns informais equivalentes são absolutamente indispensáveis para arregimentar um contingente mais expressivo de comparecimentos e assegurar maior ativismo dos sócios na medida em que ficam mais à vontade para questionar e opinar quando estão em seus próprios “territórios” e em menor número.